SOLUCIONS

OpenText™ eDOCS DM, gestió de documents

Un únic dipòsit centralitzat per gestionar, protegir i accedir fàcilment a la documentació generada a les vostres empreses

Al ritme ràpid d’avui, necessiteu maneres ràpides de trobar i accedir a fitxers importants, en qualsevol moment i en qualsevol lloc. Però amb els volums creixents de contingut que circulen per la vostra organització, pot ser difícil trobar la informació que necessiteu, quan i on la necessiteu.

El ritme és implacable. Actualment, moltes organitzacions tenen dificultats per mantenir-se al dia amb volums de contingut cada vegada més grans, per fer front a les amenaces a la seva seguretat i per complir amb la normativa sobre com es tracta. Per gestionar l’exposició al risc de la vostra empresa, és fonamental per al vostre treball una eina capaç de gestionar i protegir la informació de manera que compleixi la normativa. Al mateix temps, la informació és l’eix vital de l’organització, el combustible per a les operacions del dia a dia. Per respondre ràpidament als clients i mantenir els nivells de productivitat, cal maneres intuïtives de capturar, recuperar i treballar amb informació col·lectiva i relacionada.

Malgrat aquests requisits, moltes organitzacions encara no tenen la possibilitat d’accedir a la informació col·lectiva de forma ràpida i senzilla. Segons McKinsey & Company, els empleats passen 1,8 hores al dia (gairebé el 20% de la seva setmana laboral de mitjana) buscant documents. En molts casos, no poden trobar allò que busquen i necessiten recrear-lo. En altres situacions, no es poden trobar documents crítics i les decisions es prenen a partir de dades incompletes. La impossibilitat de controlar, gestionar i accedir ràpidament a un conjunt complet de productes de treball pot afectar negativament la productivitat, la rendibilitat i la satisfacció del client d’una empresa.

Els sistemes de gestió de documents (DM) es van desenvolupar per proporcionar una llar segura i centralitzada per als documents, per proporcionar un accés ràpid a la informació completa a nivell empresarial, alhora que es garanteix que la informació es manté segura, governada i compatible.

Però, responent a les necessitats dels clients, les solucions modernes de DM han evolucionat i ampliat per fer més. Avui en dia poden capturar i gestionar totes les fonts del producte de treball, independentment del tipus de fitxer, inclosos els documents, correus electrònics, imatges, dibuixos, fitxers multimèdia i molt més. A més, les solucions DM modernes també augmenten els nivells de captura de contingut, oferint formes simplificades de guardar i sincronitzar contingut al repositori o coneixement de DM centralitzat.

eDOCS DM, aborda la gestió de documents eficaçment, la gran quantitat de contingut provinent de múltiples entorns, cosa que us ajuda a localitzar instantàniament un conjunt complet de documents de treball relacionats amb un client, un assumpte o un projecte. Assegura que tot el vostre producte de treball, inclosos els documents, el correu electrònic, els gràfics, els PDF, els

dibuixos d’enginyeria, el paper escanejat i els registres electrònics, estigui consolidat, integrat, segur i fàcil de recuperar per obtenir una eficiència i productivitat òptimes.

Característiques

Organitzar i compartir documents electrònics: eDOCS DM gestiona qualsevol tipus de document electrònic en qualsevol format d’arxiu. Pot organitzar els documents electrònics en jerarquies de carpetes i documents composts.

Annexar als documents informació addicional: eDOCS DM permet buscar i recuperar documents a través de comentaris o informació addicional.

Classificar els documents d’acord amb jerarquies taxonòmiques: Múltiples classificacions taxonòmiques poden estar associades amb els documents en la seva ubicació original. Això li permet navegar i buscar documents en el repositori d’administració de documents, sense haver de crear múltiples còpies dels documents.
Taxa de crítica i documents: Document de gestió que permet qualificar el valor d’un document i escriure una crítica que es guarda amb el document i a l’abast d’altres usuaris. A més de proporcionar als usuaris amb les llistes dels documents més alta qualificació, la solució de seguiment de l’ús de document per a mostrar el resultat de la recent i amb freqüència accés a la majoria dels documents.
Automatitzar el canvi sol·licitud, examen i aprovació dels processos: eDOCS DM disposa d’una eina gràfica de disseny de flux de treball que li permet automatitzar els processos de gestió de documents, com a sol·licituds de canvi de documents i processos d’aprovació i revisió de documents. Es poden dissenyar els processos d’acord amb les pròpies necessitats.
Treballar directament a partir de les pròpies eines de creació: eDOCS DM permet utilitzar directament les eines d’escriptori, incloent correu de *Lotus i Microsoft Word, Excel, *PowerPoint i *Outlook, per a obrir i desar documents directament des del repositori. Utilitzant l’Explorador de Windows, els usuaris poden arrossegar i deixar anar documents i carpetes entre el seu escriptori i el repositori.
Utilitzar documents de correu electrònic cap a i des del repositori: Tots els documents en el repositori tenen una funció de correu electrònic, la qual cosa permet vincular el document directament per a enviar-lo per correu electrònic a qualsevol destinatari.
Crear permisos d’accés als documents/expedients: Pot configurar fins a nou nivells de permisos en un document o carpeta en el repositori d’administració de documents. Això l’ajuda a ajustar el tipus d’accés que desitja concedir als individus i grups en funció de les polítiques corporatives. Per exemple, alguns usuaris no tenen permís per a veure si més no un document, uns altres poden tenir el permís per a veure només un document, i altres poden ser capaços de modificar o eliminar un document.
Auditar tots els esdeveniments de document: eDOCS DM disposa d’una eina d’auditoria per a registrar automàticament la data, hora i intèrpret de tota mena d’esdeveniments que es poden realitzar en un document. Esdeveniments que es poden gravar incloent la creació de documents, canvi de nom, addició o eliminació de les versions, la visió, impressió i així successivament.

Buscar documents: Realització de potents cerques de documents incloent cerques per contingut dels documents amb indicació dels encerts i paraules trobades. Els usuaris poden guardar les consultes realitzades.

Control i gestió de versions de documents: Aquesta funció permet el control de versions d’un document i evita que diversos autors puguin sobreescriure el treball d’uns altres utilitzant el *check-out/*check-*in. Quan un usuari obté un document, es pot veure, però sense modificar, per altres usuaris. Els usuaris poden accedir a l’historial de la versió completa d’un document i veure el contingut de les versions anteriors.

Gestió per a Despatxos Professionals amb Gestió Documental

La solució SIH de SiteHelp permet a empreses i despatxos professionals imputar hores i despeses a clients i expedients, comandes,.. reduint el temps i la complexitat associada a la gestió del personal i al càlcul de la rendibilitat dels treballs.

Per a garantir l’eficàcia de la solució, SIH s’integra amb l’aplicació de gestió documental eDocs DM d’Open Text, així com amb les aplicacions de gestió de negoci a través de la seva Base de dades (SQL, *Oracle,..) o a través de fitxers d’importació (*A3Ges, ..).

Dau l’intuïtiu del programa, la implementació de la solució es realitza en un temps rècord, sense necessitat d’àrdues sessions de formació i, per tant, minimitzant els costos i avançant el retorn de la inversió.

Beneficis

  • Millora de la productivitat empresarial en eliminar el component subjectiu i el treball no reflectit.
  • Millorar la productivitat personal a través de l’exacta imputació dels costos associats al treball desenvolupat.
  • Crea una nova dimensió de treball en l’organització.
  • Augmentar la rendibilitat de la inversió gràcies al baix cost d’implementació i al ràpid retorn de la inversió (*ROI).
  • Integrat amb el gestor documental eDOCS DM d’Open Text.

Característiques

  • Interfície multifuncional que permet gran autonomia sobre l’explotació de dades a l’usuari final.
  • Ultima generació de controls
  • Pantalles dinàmiques
  • Explotació gràfica de dades
  • Quadre de comandaments
  • Modulo de reporting
  • Exportació a múltiples formats (xls, rtf, html, jpg, pdf, etc)
  • Integració de mapes i GEO posició d’objectes
  • Escalabilitat i personalització de l’eina

SOL·LICITI UNA CONSULTORIA

CONTACTE AMB NOSALTRES

© COPYRIGHT CABODIA 2023

Ves al contingut